Déploiement du logiciel à Yamoussoukro(DU 29 au 30 Janvier 2026)

Un ancrage technologique au cœur de la Côte d'Ivoire

Dans un contexte où la transformation numérique s'impose comme un levier stratégique incontournable pour les organisations africaines, nous avons franchi une nouvelle étape significative avec le déploiement d'un logiciel sur mesure à Yamoussoukro.

Ce projet est le fruit d'une relation de confiance construite avec notre client, qui nous a confié la conception et le déploiement d'une solution technologique entièrement dédiée à ses besoins. De l'analyse des besoins jusqu'à la mise en production, nos équipes ont travaillé en étroite collaboration avec le client pour concevoir un outil parfaitement aligné avec ses processus, ses contraintes et ses objectifs.

Loin d'une solution générique, ce logiciel a été pensé, développé et déployé spécifiquement pour notre partenaire, reflétant notre philosophie : placer le client au centre de chaque projet et lui livrer un outil qui lui ressemble, qu'il peut s'approprier pleinement et qui accompagne durablement sa croissance.

Ce déploiement confirme notre capacité à concevoir des solutions sur mesure et témoigne de la confiance que nos partenaires nous accordent.

Les fonctionnalités clés de la solution

La plateforme livrée couvre l'intégralité du cycle de vie des marchés publics, de la configuration initiale jusqu'à la clôture définitive :

• Configuration et paramétrage réglementaire : Gestion des types d'appels d'offres conformes à la réglementation ivoirienne (Appel d'Offres Ouvert, Restreint, d'Urgence, Gré à Gré, etc.), avec seuils de montants pour une orientation automatique des dossiers.
• Lancement et gestion des appels d'offres : Enregistrement complet de chaque appel d'offres avec numéro unique, calendrier, estimations financières et circuit de validation multi-niveaux (service demandeur, direction financière, service des marchés, direction technique, service juridique, Directeur Général).
• Registre centralisé des prestataires : Base de données fiable regroupant les informations juridiques, financières et techniques de chaque prestataire, avec suivi automatique de l'expiration des documents et alertes préventives.
• Attribution des marchés et gestion des lots : Enregistrement des décisions d'attribution, lettres de notification, gestion des réattributions et traçabilité complète de l'historique de chaque lot.
• Évaluation et suivi de l'exécution : Critères d'évaluation pondérés définis en amont, évaluations périodiques converties en taux d'avancement, et fiche de performance archivée à la clôture de chaque marché.
• Gestion des contrats et avenants : Versionnage systématique des pro-forma et contrats, gestion des avenants avec circuit de validation dédié, sans jamais écraser les versions antérieures.
• Suivi financier et des paiements : Suivi en temps réel des montants engagés, payés et restants, calcul automatique des pénalités de retard, et indicateurs de consommation budgétaire.
• Réceptions provisoire et définitive : Gestion des procès-verbaux, suivi des réserves, libération des cautions et archivage de tous les documents justificatifs.
• Alertes, notifications et tableau de bord : Système de notifications automatiques à chaque étape clé et vue d'ensemble en temps réel de l'activité : appels d'offres, marchés, paiements et performance des prestataires.
• Rapports et exports : Génération de rapports institutionnels détaillés (bilans mensuels, synthèses annuelles, historiques par prestataire), exportables dans les formats bureautiques standards.

Description détaillée des fonctionnalités

1. Configuration et paramétrage général

Avant tout lancement de procédure, la plateforme permet aux administrateurs de configurer les référentiels qui encadrent l’ensemble du processus. Il s’agit notamment des types d’appels d’offres reconnus par la réglementation ivoirienne : l’Appel d’Offres Ouvert, l’Appel d’Offres Restreint, l’Appel d’Offres à Manifestation d’Intérêt, l’Appel d’Offres d’Urgence, la Consultation de Prix, la Demande de Propositions et le Gré à Gré. Chaque type est associé à des seuils de montants définis, ce qui permet à la plateforme d’orienter automatiquement chaque marché vers la procédure appropriée. Ce paramétrage assure une cohérence réglementaire dès l’origine de chaque dossier.

2. Lancement et gestion des appels d’offres

Chaque appel d’offres est enregistré avec un numéro unique, une description détaillée des prestations attendues, une estimation financière, un lieu d’exécution, ainsi qu’un calendrier prévisionnel comprenant la date de démarrage et la date de livraison. La création d’un appel d’offres suit un circuit de validation rigoureux impliquant successivement le service demandeur, la direction financière pour validation budgétaire, le service des marchés publics pour l’élaboration du dossier, la direction technique, le service juridique, jusqu’à l’approbation finale du Directeur Général et la publication sur les canaux officiels. Un appel d’offres peut être structuré en lots distincts, permettant ainsi d’attribuer différentes parties d’un même marché à plusieurs prestataires selon leurs spécialités, tout en conservant une vision globale et unifiée du projet.

3. Gestion du registre des prestataires

La plateforme dispose d’un registre centralisé des prestataires (entreprises, sociétés et opérateurs économiques) susceptibles de soumissionner aux marchés du District. Chaque prestataire est enregistré avec l’ensemble de ses informations d’identification (raison sociale, forme juridique, numéro contribuable, registre de commerce), ses coordonnées, ses références bancaires, ses capacités techniques (matériels, équipements, expériences antérieures) et ses situations financières (bilans, chiffres d’affaires, solvabilité). Les documents fournis par le prestataire sont archivés et leur date d’expiration est surveillée, déclenchant des alertes automatiques avant tout dépassement. Ce registre constitue une base de données fiable et évolutive permettant d’identifier rapidement les entreprises qualifiées pour chaque type de prestation.

4. Attribution des marchés et gestion des lots

Une fois les offres reçues et dépouillées, la plateforme permet d’enregistrer les décisions d’attribution. Chaque lot est confié à un prestataire unique, accompagné d’une lettre de notification précisant le montant attribué, les conditions contractuelles et les délais d’exécution. La plateforme prévoit également la gestion des situations particulières : retrait partiel ou total d’un lot, suspension temporaire, ou réattribution à un nouveau prestataire. Dans ce dernier cas, l’historique du lot précédent est conservé intégralement, et le nouveau lot reprend le même numéro mais constitue un dossier distinct, garantissant une traçabilité sans faille de toutes les décisions prises.

5. Définition des critères d’évaluation

Avant le démarrage effectif des travaux, des critères d’évaluation sont définis pour chaque lot. Ces critères, pondérés et hiérarchisés, servent de grille de référence tout au long de l’exécution des prestations. Ils couvrent des dimensions telles que la qualité des travaux réalisés, le respect des délais, la conformité aux spécifications techniques, et tout autre indicateur jugé pertinent par le maître d’ouvrage. Cette grille constitue le socle objectif sur lequel reposent toutes les évaluations ultérieures du prestataire.

6. Suivi de l’exécution et évaluation des prestataires

Tout au long de l’exécution d’un marché, la plateforme permet d’enregistrer des évaluations périodiques du prestataire sur la base des critères définis en amont. Chaque évaluation traduit un stade d’avancement des travaux, les notes attribuées étant converties en pourcentage de progression. Ces données alimentent en temps réel les indicateurs de suivi du marché, permettant aux responsables de détecter rapidement tout retard, toute dérive qualitative ou tout risque de non-conformité. En fin de marché, une évaluation globale et définitive est réalisée, constituant une fiche de performance archivée dans le dossier du prestataire et pouvant être consultée lors de futures procédures.

7. Gestion des pro-forma et des contrats

Pour chaque lot attribué, le prestataire soumet une facture pro-forma formalisant les conditions financières de son intervention : montant, remise accordée, modalités de paiement, avance de démarrage et retenue de garantie. Si des ajustements s’avèrent nécessaires en cours d’exécution (modification de périmètre, avenant contractuel, révision de délai), la plateforme génère automatiquement une nouvelle version du document tout en conservant l’historique complet de toutes les versions antérieures. Les modifications contractuelles (avenants) suivent également un circuit de validation impliquant les directions technique, financière, juridique et l’autorité compétente, avant d’être enregistrées et notifiées aux parties concernées.

8. Suivi des paiements

La plateforme assure un suivi précis et rigoureux des paiements effectués au titre de chaque marché. Chaque règlement est enregistré avec ses références (numéro de facture, numéro de pro-forma, lot concerné, prestataire), son statut (en cours, validé ou rejeté) et son montant. Le système calcule automatiquement les pénalités de retard applicables lorsque les délais contractuels ne sont pas respectés, et les déduit du paiement suivant. Des indicateurs financiers clés sont disponibles en permanence : montant total engagé, montant déjà payé, reste à payer, taux de consommation budgétaire et taux d’avancement des paiements. Un marché ne peut être déclaré définitivement clôturé que lorsque l’intégralité de ses lots est clôturée et que tous les paiements ont été intégralement honorés.

9. Réceptions provisoire et définitive

La plateforme intègre la gestion des étapes formelles de réception des prestations. La réception provisoire permet d’enregistrer les procès-verbaux, de lister les éventuelles réserves émises par la commission de réception et de suivre leur levée progressive. La réception définitive, intervenant à l’issue de la période de garantie, valide la conformité totale des prestations livrées et déclenche la libération des cautions et retenues de garantie constituées en début de marché. Ces étapes sont documentées et archivées, avec la possibilité d’y joindre des rapports et documents justificatifs.

10. Alertes, notifications et tableau de bord

La plateforme dispose d’un système d’alertes et de notifications automatiques qui informe de manière proactive les utilisateurs concernés à chaque étape clé du processus : approche d’une date limite de dépôt d’offres, attribution d’un marché, enregistrement d’un paiement, détection d’un retard, expiration imminente d’un document administratif ou changement de statut d’un dossier. Un tableau de bord synthétique offre aux responsables une vue d’ensemble en temps réel de l’activité du District : appels d’offres en cours, marchés en exécution, état des paiements et performance globale des prestataires.

11. Rapports et consultations

La plateforme génère des rapports détaillés répondant aux besoins de reporting institutionnel du District : listes des appels d’offres par période et par type, état des lots et de leur avancement, historique complet par prestataire (délais respectés, qualité des prestations, montants engagés, litiges éventuels), bilans mensuels et synthèses annuelles permettant des comparaisons d’une année sur l’autre. Ces rapports sont exportables dans les formats bureautiques standards pour être intégrés aux documents officiels du District.